Как эффективно работать в CRM системе

CRM система это не просто ПО для ведения клиентской базы. CRM - это инструмент, который помогает отладить бизнес-процессы так, чтобы сотрудники работали эффективнее, а значит — больше зарабатывали. 

Однако только 17% компаний в России пользуются CRM. Почему это так и как правильно работать с CRM системой, чтобы повысить эффективность бизнеса, разбираемся в этой статье.

Нужна ли вам CRM система?

Причина номер один для внедрения CRM это человеческий фактор. Чем больше сотрудников, тем чаще простые задачи растягиваются во времени из-за отсутствия дедлайна, нигде не записанные — забываются и теряются. 

Безопасность данных клиентов, если они хранятся в Excel-таблице, доступ к которой легко получить, тоже под вопросом, а каждое забытое письмо и необработанный заказ оборачиваются потерей клиента.

CRM система решает эти проблемы. Все данные хранятся в одном месте, доступ разделяется по типу пользователя, легче контролировать работу сотрудников. Появляется прозрачность бизнес-процессов, руководитель видит, кому и какие задачи поставили и с какой скоростью и качеством они выполняются. 

В каком бизнесе часто используют CRM систему?

IT-компании, интернет-магазины, салоны красоты, сервисные центры, агентства недвижимости. Бизнес, где в центре непосредственное взаимодействие с клиентом. 

Что стоит учитывать при внедрении CRM системы?

Перед внедрением CRM определите, с какими проблемами в работе из упомянутых выше вы сталкиваетесь чаще всего, и решит ли их автоматизация. Ну и конечно же внедрение CRM не должно быть несопоставимо дорогим по отношению к услугам и обороту компании.

Главным барьером при внедрении CRM становится недовольство сотрудников. Пользоваться системой, которую видишь впервые, непросто. Обучение работе в CRM решает этот вопрос. Когда работники привыкнут к CRM системе, то оценят её удобство, ведь она настраивается под работу людей, а не наоборот.

Как настроить CRM так, чтобы всей команде было легко в ней работать

Прежде всего перенесите базу клиентов в CRM и создайте воронку продаж. Чтобы это сделать, достаточно иметь Excel-файл, заполненный по образцу, и импортировать его. Затем пропишите базовую воронку, которая используется в вашей компании. Откуда приходят заявки, как и кто их обрабатывает, какие действия происходят потом. Пропишите дополнительные варианты, например, воронку выставления счёта к оплате.

После этого отправьте сотрудникам приглашение в CRM систему и подключите нужные интеграции: почту или мессенджеры, чтобы всем участникам приходили уведомления о задачах, формы с сайта, соцсети для сбора заявок в одном месте.

5 советов для эффективной работы в CRM системе

1. Обязательно протестируйте CRM систему, ознакомьтесь с возможностями, которые она предоставляет. Проверьте, понятно ли, как работать в программе. Ведь если не понятно вам, то и вашим сотрудникам не будет.

2. Соберите всех сотрудников и расскажите о том, зачем нужно внедрять CRM систему и ответьте на все интересующие вопросы. 

3. Вносите в CRM систему каждое обращение. Тогда вы не упустите нужную информацию о клиенте или задаче.

4. Отслеживайте эффективность своих сотрудников. Узнавайте итоги недели, сколько каждый работник закрыл сделок, выполнил задач. Автоматически составленные отчёты помогут понять, кто из сотрудников работает лучше, кто хуже.

5. Установите CRM на смартфон, чтобы иметь доступ к системе и быть в курсе происходящего на работе. В случае чего, у вас под рукой уже будет вся необходимая информация, чтобы оперативно решить любой возникший вопрос.

Сложно ли работать в CRM системе?

Как мы уже говорили, несмотря на преимущества CRM системы, только 17% компаний в России её используют. Почему так происходит? Во-первых, руководители хотят сэкономить (зачем что-то внедрять, если есть бесплатный Excel). Во-вторых — привычка работать как раньше мешает решиться на изменения.