Как эффективно работать в CRM системе

CRM система это не просто ПО для ведения клиентской базы. CRM - это инструмент, который помогает отладить бизнес-процессы так, чтобы сотрудники работали эффективнее, а значит — больше зарабатывали. 

Однако только 17% компаний в России пользуются CRM. Почему это так и как правильно работать с CRM системой, чтобы повысить эффективность бизнеса, разбираемся в этой статье.

Нужна ли вам CRM система?

Причина номер один для внедрения CRM это человеческий фактор. Чем больше сотрудников, тем чаще простые задачи растягиваются во времени из-за отсутствия дедлайна, нигде не записанные — забываются и теряются. 

Безопасность данных клиентов, если они хранятся в Excel-таблице, доступ к которой легко получить, тоже под вопросом, а каждое забытое письмо и необработанный заказ оборачиваются потерей клиента.

CRM система решает эти проблемы. Все данные хранятся в одном месте, доступ разделяется по типу пользователя, легче контролировать работу сотрудников. Появляется прозрачность бизнес-процессов, руководитель видит, кому и какие задачи поставили и с какой скоростью и качеством они выполняются.

В каком бизнесе часто используют CRM систему?

IT-компании, интернет-магазины, салоны красоты, сервисные центры, агентства недвижимости. Бизнес, где в центре непосредственное взаимодействие с клиентом.

Что стоит учитывать при внедрении CRM системы?

Перед внедрением CRM определите, с какими проблемами в работе из упомянутых выше вы сталкиваетесь чаще всего, и решит ли их автоматизация. Ну и конечно же внедрение CRM не должно быть несопоставимо дорогим по отношению к услугам и обороту компании.

Главным барьером при внедрении CRM становится недовольство сотрудников. Пользоваться системой, которую видишь впервые, непросто. Обучение работе в CRM решает этот вопрос. Когда работники привыкнут к CRM системе, то оценят её удобство, ведь она настраивается под работу людей, а не наоборот.

Как настроить CRM так, чтобы всей команде было легко в ней работать

Прежде всего перенесите базу клиентов в CRM и создайте воронку продаж. Чтобы это сделать, достаточно иметь Excel-файл, заполненный по образцу, и импортировать его. Затем пропишите базовую воронку, которая используется в вашей компании. Откуда приходят заявки, как и кто их обрабатывает, какие действия происходят потом. Пропишите дополнительные варианты, например, воронку выставления счёта к оплате.

После этого отправьте сотрудникам приглашение в CRM систему и подключите нужные интеграции: почту или мессенджеры, чтобы всем участникам приходили уведомления о задачах, формы с сайта, соцсети для сбора заявок в одном месте.

5 советов для эффективной работы в CRM системе

• Обязательно протестируйте CRM систему, ознакомьтесь с возможностями, которые она предоставляет. Проверьте, понятно ли, как работать в программе. Ведь если не понятно вам, то и вашим сотрудникам не будет.
• Соберите всех сотрудников и расскажите о том, зачем нужно внедрять CRM систему и ответьте на все интересующие вопросы. 
• Вносите в CRM систему каждое обращение. Тогда вы не упустите нужную информацию о клиенте или задаче.
• Отслеживайте эффективность своих сотрудников. Узнавайте итоги недели, сколько каждый работник закрыл сделок, выполнил задач. Автоматически составленные отчёты помогут понять, кто из сотрудников работает лучше, кто хуже.
• Установите CRM на смартфон, чтобы иметь доступ к системе и быть в курсе происходящего на работе. В случае чего, у вас под рукой уже будет вся необходимая информация, чтобы оперативно решить любой возникший вопрос.

Сложно ли работать в CRM системе?

Как мы уже говорили, несмотря на преимущества CRM системы, только 17% компаний в России её используют. Почему так происходит? Во-первых, руководители хотят сэкономить (зачем что-то внедрять, если есть бесплатный Excel). Во-вторых — привычка работать как раньше мешает решиться на изменения.

Да, CRM система — это платный сервис, который непросто настроить и внедрить, но взамен вы повышаете эффективность работы сотрудников и высвобождаете время, которое нужно всегда. Налаженные бизнес-процессы напрямую отражаются на прибыльности бизнеса и качестве обслуживания.

CRM-маркетинг был трендом последние три года и останется трендом в 2022. Сбор персональных данных благодаря CRM системе стал обычным делом. Ведь когда знаешь, что нравится человеку, видишь его историю заказов, становится проще предложить ему то, что он уже хочет, и получить на выходе довольного клиента.